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Eventmagazin
Gästebetreuerin am Zurich Film Festival
Ingrid Notter, bald steht wieder das Zurich Film Festival vor der Tür. Du arbeitest seit 7 Jahren am Festival als Volunteer in der Gästebetreuung mit. Was ist dabei genau deine Aufgabe?
Ingrid Notter: Das Zurich Film Festival teilt mir 5-10 Gäste zu, die ich quasi rund um die Uhr betreue. Mein Job könnte mit einer Reisebegleiterin, Animateurin oder Mutter verglichen werden. Ich habe z.B. schon mal einen 16-jährigen mexikanischen Jungschauspieler betreut – da trägt man natürlich eine gewisse Verantwortung.
Im Namen des ZFF empfange ich die Gäste, überreiche ihnen ein Welcome-Package und erkläre ihnen alles, was sie über Zürich, das Festival und ihr Programm wissen müssen. Während ihres Aufenthaltes bin ich ihre persönliche Begleit- und Ansprechperson für wirklich alles. Mein Einsatz dauert mindestens vier Tage und kann schon mal von 7 Uhr in der früh bis spät Nachts gehen.
Durch deine Aufgabe erlebst du das Zurich Film Festival auch abseits des Scheinwerfer-Lichts. Welche Mitarbeiter, die man vielleicht als Gast gar nie zu sehen bekommt, beeindrucken dich am meisten?
Zum einen beeindrucken mich die über 300 Freiwilligen, die im Einsatz stehen. Sie sind überall anzutreffen, und doch merkt selten jemand, dass es Volunteers sind. Ihre Begeisterung ist ansteckend, sie sind mit viel Herzblut dabei und arbeiten oft fast bis zum Umfallen. Geniessen die Gäste ihre Party, schwirren sie mit Drinks und Häppchen herum, schleppen stundenlang Harassen und Eisvorräte von A nach B oder räumen Geschirr ab.
Zum anderen sind das die Chauffeure die fast 24 Stunden lang einen komplexen Shuttle-Dienst aufrechterhalten müssen. Sie holen die Gäste am Flughafen ab, bringen sie an den Gala Abenden von A nach B und müssen immer zur richtigen Zeit am richtigen Ort sein. Wenn da schon nur ein Flug verspätet ankommt, kann die ganze Planung über den Haufen geworfen werden. Ich weiss echt nicht wie die Chauffeure diese komplexe Planung hinkriegen, aber irgendwie klappt es „fast“ immer.
Erzähle uns ein wenig wie die Gästebetreuung organisatorisch abläuft. Wie stellst du z.B. sicher, dass dein Festival Gast immer zur richtigen Zeit am richtigen Ort ist?
Als Betreuerin bekommt man für jeden Gast einen Zeitplan. Ich trage jeden Termin im Outlook ein, natürlich mit einer Erinnerung, und erstelle mir meinen persönlichen ZFF-Pfad. Es gibt Gäste mit fünf Terminen andere mit über 20, das ergibt grundsätzlich einen sehr straffen Ablaufplan. Mit dem Gast gehe ich bei der Begrüssung Termin für Termin durch. Dabei erfahre ich wie viel Betreuung er/sie wünscht und braucht. Der Gast und ich müssen am Schluss wissen, wann er und ich „zwingend“ anwesend sein müssen und wann nicht.
Wir definieren die gemeinsamen Termine und tauschen natürlich die Mobile Nummer. Mögliche Termine können sein: TV-Interview, Screening, Meet & Greet, Q & A, Fotoshooting, Arzttermin und vieles mehr. Falls der Gast dann nicht erscheint – tja, rufe ich ihn an, frage wo er steckt und hole ihn von wo auch immer ab. Es kann natürlich auch passieren, dass ein Gast um 05:00 vergeblich auf seinen Flughafen Shuttle wartet. Dann ruft er mich an und fragt, was nun - was tun? Und auch hier heisst es dann für mich als Gästebetreuerin eine Lösung zu finden.
Gab es Momente auf und neben dem grünen Teppich, die dir in besonderer Erinnerung geblieben sind?
Da gibt es hunderte Geschichten die mir in den Sinn kommen. Umwerfend finde ich jedoch eine Frau, die auf einen Elektro-Rollstuhl angewiesen ist und täglich mit den ÖV von der Innerschweiz ans ZFF reist. Sie sammelt Autogramme und dies mit einer Leidenschaft die mich jedes Jahr zum Staunen bringt. Nach Erscheinen des Programms, setzt sie sich an den Computer und sucht Bilder von allen angemeldeten Filmstars. Danach bestellt sie in Deutschland tolle A4 Prints davon und wird während 10 Tagen zur Autogrammjägerin. Sie scheut keine Kosten und muss oft auch Hürden bezwingen. Einerseits wegen ihres Elektrostuhls, andererseits aber auch wegen unfreundlichen Menschen die ihr keinen Platz machen. Und doch, sie ist inzwischen ein alter Fuchs: Man kennt sie und sie kennt die Mitarbeiter des ZFF, was ihr doch die eine oder andere Türe öffnet.
Etwas leicht peinliches habe ich letztes Jahr erlebt. Ich wartete beim Festivalzelt auf meine Gäste, die ich über den grünen Teppich führen sollte. Um die Ecke kam Bundesrätin Sommaruga mit Begleitung daher und wollte über den Teppich. Da kam ein Security, stellte sich ihr in den Weg und stoppte sie. Nun, was gesprochen wurde konnte ich nur annehmen: „Sorry, sie können hier nicht durch, falscher Eingang; was, sie sind Bundesrätin – tja, das kann jeder sagen. VIP’s – davon haben wir über 300, kenne ja schliesslich nicht jeden. Und die VIPs kommen immer mit den Limousinen und nicht zu Fuss.“ Das ging noch ein wenig so weiter und irgendwann wurde man sich dann doch einig und sie, die Bundesrätin, durfte (gottlob) trotzdem über den Teppich.
Dein Engagement als Gästebetreuerin ist ehrenamtlich und zugleich sehr zeitintensiv. Was ist der Grund, dass du trotz aller Anstrengung nun bereits zum siebten Mal beim Festival mitarbeitest?
Ich gehe viel ins Kino und mag es, durch Filme in andere Welten versetzt zu werden. Als ich den Aufruf für die Freiwilligeneinsätze beim ZFF las, fand ich sofort grossen Gefallen daran und wollte dabei sein. Obwohl ich eine eigene Firma habe erlaube ich mir quasi eine Woche Ferien für das ZFF. Dabei trage ich hoffentlich mit meinem persönlichen ZFF Spirit dazu bei, dass alle meine Gäste am Ende sagen: „Wow – great festival, fantastic people and I must say Switzerland is so stunning – I definitely have to come back again. Thanx.“
Bild: Ingrid Notter (links) mit Ashanti Omkar, Journalistin BBC.
Ingrid Notter: Das Zurich Film Festival teilt mir 5-10 Gäste zu, die ich quasi rund um die Uhr betreue. Mein Job könnte mit einer Reisebegleiterin, Animateurin oder Mutter verglichen werden. Ich habe z.B. schon mal einen 16-jährigen mexikanischen Jungschauspieler betreut – da trägt man natürlich eine gewisse Verantwortung.
Im Namen des ZFF empfange ich die Gäste, überreiche ihnen ein Welcome-Package und erkläre ihnen alles, was sie über Zürich, das Festival und ihr Programm wissen müssen. Während ihres Aufenthaltes bin ich ihre persönliche Begleit- und Ansprechperson für wirklich alles. Mein Einsatz dauert mindestens vier Tage und kann schon mal von 7 Uhr in der früh bis spät Nachts gehen.
Durch deine Aufgabe erlebst du das Zurich Film Festival auch abseits des Scheinwerfer-Lichts. Welche Mitarbeiter, die man vielleicht als Gast gar nie zu sehen bekommt, beeindrucken dich am meisten?
Zum einen beeindrucken mich die über 300 Freiwilligen, die im Einsatz stehen. Sie sind überall anzutreffen, und doch merkt selten jemand, dass es Volunteers sind. Ihre Begeisterung ist ansteckend, sie sind mit viel Herzblut dabei und arbeiten oft fast bis zum Umfallen. Geniessen die Gäste ihre Party, schwirren sie mit Drinks und Häppchen herum, schleppen stundenlang Harassen und Eisvorräte von A nach B oder räumen Geschirr ab.
Zum anderen sind das die Chauffeure die fast 24 Stunden lang einen komplexen Shuttle-Dienst aufrechterhalten müssen. Sie holen die Gäste am Flughafen ab, bringen sie an den Gala Abenden von A nach B und müssen immer zur richtigen Zeit am richtigen Ort sein. Wenn da schon nur ein Flug verspätet ankommt, kann die ganze Planung über den Haufen geworfen werden. Ich weiss echt nicht wie die Chauffeure diese komplexe Planung hinkriegen, aber irgendwie klappt es „fast“ immer.
Erzähle uns ein wenig wie die Gästebetreuung organisatorisch abläuft. Wie stellst du z.B. sicher, dass dein Festival Gast immer zur richtigen Zeit am richtigen Ort ist?
Als Betreuerin bekommt man für jeden Gast einen Zeitplan. Ich trage jeden Termin im Outlook ein, natürlich mit einer Erinnerung, und erstelle mir meinen persönlichen ZFF-Pfad. Es gibt Gäste mit fünf Terminen andere mit über 20, das ergibt grundsätzlich einen sehr straffen Ablaufplan. Mit dem Gast gehe ich bei der Begrüssung Termin für Termin durch. Dabei erfahre ich wie viel Betreuung er/sie wünscht und braucht. Der Gast und ich müssen am Schluss wissen, wann er und ich „zwingend“ anwesend sein müssen und wann nicht.
Wir definieren die gemeinsamen Termine und tauschen natürlich die Mobile Nummer. Mögliche Termine können sein: TV-Interview, Screening, Meet & Greet, Q & A, Fotoshooting, Arzttermin und vieles mehr. Falls der Gast dann nicht erscheint – tja, rufe ich ihn an, frage wo er steckt und hole ihn von wo auch immer ab. Es kann natürlich auch passieren, dass ein Gast um 05:00 vergeblich auf seinen Flughafen Shuttle wartet. Dann ruft er mich an und fragt, was nun - was tun? Und auch hier heisst es dann für mich als Gästebetreuerin eine Lösung zu finden.
Gab es Momente auf und neben dem grünen Teppich, die dir in besonderer Erinnerung geblieben sind?
Da gibt es hunderte Geschichten die mir in den Sinn kommen. Umwerfend finde ich jedoch eine Frau, die auf einen Elektro-Rollstuhl angewiesen ist und täglich mit den ÖV von der Innerschweiz ans ZFF reist. Sie sammelt Autogramme und dies mit einer Leidenschaft die mich jedes Jahr zum Staunen bringt. Nach Erscheinen des Programms, setzt sie sich an den Computer und sucht Bilder von allen angemeldeten Filmstars. Danach bestellt sie in Deutschland tolle A4 Prints davon und wird während 10 Tagen zur Autogrammjägerin. Sie scheut keine Kosten und muss oft auch Hürden bezwingen. Einerseits wegen ihres Elektrostuhls, andererseits aber auch wegen unfreundlichen Menschen die ihr keinen Platz machen. Und doch, sie ist inzwischen ein alter Fuchs: Man kennt sie und sie kennt die Mitarbeiter des ZFF, was ihr doch die eine oder andere Türe öffnet.
Etwas leicht peinliches habe ich letztes Jahr erlebt. Ich wartete beim Festivalzelt auf meine Gäste, die ich über den grünen Teppich führen sollte. Um die Ecke kam Bundesrätin Sommaruga mit Begleitung daher und wollte über den Teppich. Da kam ein Security, stellte sich ihr in den Weg und stoppte sie. Nun, was gesprochen wurde konnte ich nur annehmen: „Sorry, sie können hier nicht durch, falscher Eingang; was, sie sind Bundesrätin – tja, das kann jeder sagen. VIP’s – davon haben wir über 300, kenne ja schliesslich nicht jeden. Und die VIPs kommen immer mit den Limousinen und nicht zu Fuss.“ Das ging noch ein wenig so weiter und irgendwann wurde man sich dann doch einig und sie, die Bundesrätin, durfte (gottlob) trotzdem über den Teppich.
Dein Engagement als Gästebetreuerin ist ehrenamtlich und zugleich sehr zeitintensiv. Was ist der Grund, dass du trotz aller Anstrengung nun bereits zum siebten Mal beim Festival mitarbeitest?
Ich gehe viel ins Kino und mag es, durch Filme in andere Welten versetzt zu werden. Als ich den Aufruf für die Freiwilligeneinsätze beim ZFF las, fand ich sofort grossen Gefallen daran und wollte dabei sein. Obwohl ich eine eigene Firma habe erlaube ich mir quasi eine Woche Ferien für das ZFF. Dabei trage ich hoffentlich mit meinem persönlichen ZFF Spirit dazu bei, dass alle meine Gäste am Ende sagen: „Wow – great festival, fantastic people and I must say Switzerland is so stunning – I definitely have to come back again. Thanx.“
Bild: Ingrid Notter (links) mit Ashanti Omkar, Journalistin BBC.